Komoly kihívásokkal néznek szembe a cégek nem csak jelenleg, hanem az elkövetkező jó pár hónapban. Korábban is folyamatosan változó környezetben kellet a helytállniuk még ha nagyrészük nem is volt képes (vagy hajlandó arra), hogy a kihívásoknak megfelelően folyamatosan fejlődjön. Inkább csak sodródtak az árral és tűzoltásokkal próbáltak meg úrrá lenni a kialakult helyzeten.

A cikk igyekszik röviden bemutatni annak a lehetőségét, hogy tudjuk egyszerűen alkalmazni a japán gyökerekkel rendelkező Lean személetet a cégünk folyamatos fejlesztésében.

Honnan indult a Lean szemlélet?

Taiichi Ohno a Lean alapjáúl szolgáló Toyota Production System (TPS) atyja, a második világháború utáni megtépázott Japánban kapta azt a feladatot, hogy tegye újra működőképessé a Toyota gyárait. (Érdekesség, hogy eredetileg a Toyota szövöde volt, csak később a II. Világháború alatt alakult át autóipari céggé.) A háború utáni nyersanyaghiány és a vevők igényeinek a felismerése vezetett oda, hogy kialakult a mai formában ismert Lean módszertan (illetve annak őse a TPS).

A Lean filozófiának két fő alapelve van, az első a veszteségek folyamatos csökkentése a második pedig az emberek (jelen esetben a dolgozók) tisztelete. A veszteségek folyamatos csökkentését a folyamatok folyamatos fejlesztésével érik el, az úgynevezett Kaizen-ekkel. Ezen fejlesztés akkor lehet a leghatékonyabb, ha bevonjuk a dolgozókat is, hiszen ők végzik a munkát az adott területeken, éppen ezért kiemelten fontos a dolgozók folyamatos képzése.

Az eredeti Lean Manufacturing mellett mára már minden területre találhatunk specifikus Lean módszertant, legyen szó akár az egészségügyről (Lean Healthcare), irodai környezetről (Lean Office) vagy az informatikáról (Lean IT).
Sokan a Lean-t a leépítés szinonimájaként értelmezik, hiszen a folyamatok fejlesztéséről, azok optimalizálásról szól első sorban. Ez a megállapítás azonban egy tévedés, amely a “karcsú” fordításból adódik. Valójában egy Lean cég rugalmasabb, mint egy hagyományos vállalat, ez pedig nem feltétlenül jár együtt a leépítéssel, de erre a későbbiekben még találhatsz példát a cikkben.

Nálatok ki kezdeményezi a fejlesztést?

Az elmúlt időszakban a folyamataid átalakítását külső nyomás hatására kellet megtenned. Emiatt rögtön útjára is indult egy mém LinkedIn-en: Ki kezdeményezte nálatok a digitalizációt? A CEO? A CFO? Nem, a Covid19! A digitális átállás, a home office és a távmunka már évek óta elérhető, a cégek és cégvezetők nagyrésze ettől függetlenül még mindig ragaszkodik a jól bevált irodai munkavégzéshez. Most egy külső nyomás hatására, napok alatt mégis sikerült rengeteg helyen megteremteni az ehhez szükséges infrastruktúrát.

Gondoljunk bele, hogy korábban hány munkavállaló jelezhette (kérhette), hogy hadd végezze el a munkáját otthonról, hogy távolról egy másik országból (lásd digitálisnomádok). Mi van akkor, ha teret engedünk azoknak, akik nekünk dolgoznak, hogy az Ő ötleteikkel fejlesszük a cégünk belső folyamatait? Nos pontosan erről szól a Lean!

Miben más egy Lean cég, mint egy hagyományos?

A legszembetűnőbb különbség az, hogy nem tömeg termel! Legyen szó akár szolgáltatásról, akár gyártásról mindig csak azt gyártja le amire a vevőnek szüksége van azt is éppen idejében. Ez az úgynevezett Just In Time gyártás. A 2008-as gazdasági válságban autógyártók forgalma a nullára esett vissza, közben pedig több százezer előre legyártott autó állt a világ legkülönfélébb helyein, arra várt, hogy majd valaki megvásárolja őket. A későbbiekben a gyártók arra kényszerültek, hogy az eredeti árak töredékéért (jelentős kedvezménnyel) adják el ezeket az autókat, ezzel pedig évekre tönkretették a saját árazásukat. Ezért is vannak most ismét ezek a cégek nehéz helyzetben.

Sőt lehet, hogy a te céged is emiatt van most nehéz helyzetben! Az egyik első veszteség (azaz muda, ezekről később még lesz szó) a túltermelés. Amikor olyan terméket (vagy szolgáltatást) állítunk elő amire a vevőnek nincs szüksége. Ilyenkor jön a marketing gépezet, ami igyekszik a raktáron lévő termékeket a legkülönfélébb módokon eladni, akár a beszerzési ár környékén, “csak végre szálljunk ki belőle” felkiáltással!

A Lean szemlélet nem csak abban tud neked segítséget nyújtani, hogy folyamatosan fejleszd a céged, hanem abban is, hogy a folyamatok fejlesztésével megszüntesd a folyamatok között felgyülemlő feldolgozásra váró anyagokat, teendőket. Így nem csak a munka lesz hatékonyabb, de akár “plusz pénz” is találhatsz, ha nem áll félkész vagy kész termékekben a pénzed! Ugye milyen jól jönne ebben a helyzetben egy nagyobb cash-flow büdzsé?

Mi kell ahhoz, hogy a cégem belülről tudjon fejlődni?

A válasz pofon egyszerűnek tűnik elsőre, de először is meg kell értened, hogy az erre való átállás időigényes! Nincs olyan, hogy egyik napról a másikra egy cég Lean céggé válik. Ez egy több éves folyamat, ami során elkezdi a cég használni a Lean eszközöket, folyamatosan oktatja a dolgozóit és fejleszti a folyamatait.

Mire van valóban szükséged? El kell indulnotok egy pilot projekt keretében, hiszen ehhez valójában elég néhány alapvető ismeret! Még mielőtt felmerülne, nem csak neked, hanem minden alkalmazottnak, aki a projekten dolgozik meg kell ezekkel ismerkednie! Mik ezek az alapvető ismeretek: először is fel kell ismerned a veszteségeket és tudod kell, hogy az melyik tevékenységi osztályba tartozik, némi ismeretednek kell lennie a PDCA ciklusról és az húzó gyártásról. A következőkben ezeket igyekszem átadni neked!

Mik azok a veszteségek?

Minden olyan folyamat a termék előállítása során veszteség (azaz muda) amiért a vevő nem fizet. Jelenleg kilecnc muda létezik:

• A túltermelés, amikor nagyobb mennyiségben állítunk elő terméket, mint amire valóban szüksége van a vevőnek
• A készletek, amikor feldolgozásra váró félkész terméket raktározunk
• A várakozás, amikor várakozni kell valamire, hogy a munka tovább tudjon folytatódni
• A felesleges mozgás, amikor anyagot vagy információt továbbítunk feleslegesen
• A nem ergonomikus munkavégzés, amikor helytelen testtartásban dolgozunk
• A felesleges tevékenység, amikor olyan munkát végzünk, ami nem növeli a termék értékét
• A rossz kommunikáció, amikor hiányos vagy felesleges információkat továbbítunk
• A hiba vagy utómunka, amikor hibás terméket hozunk létre
• A kihasználatlan emberi tudás, amikor a dolgozók megszerzett tapasztalatára nem vagyunk kíváncsiak

Ahhoz, hogy csökkenteni tudjuk a veszteségeket a folyamatainkban, legelőször is azonosítanunk kell őket. Majd pedig elkel döntenünk, hogy az adott folyamat (hiába veszteség e) értékteremtő e. Ezek alapján három tevékenységi osztályt kell létrehoznunk:

• szükségtelen, megszüntethető
• értékteremtést támogató
• értékteremtést nem támogató, de meg nem szüntethető

Most, hogy a veszteségekkel tisztában vagyunk láttuk, hogy tudjuk fejleszteni az adott folyamatot, ehhez ismerkedjünk meg a PDCA-val!

Mi az a PDCA?

Egy négy lépésből álló körkörös (ciklikus) menedzsment eszköz, amit a folyamatok folyamatos fejlesztésére használunk. A Plan, Do, Check, Act szavakból áll össze, amiket a Tervezés, Cselekvés, Ellenőrzés, Beavatkozás szavakkal szoktunk magyarul helyettesíteni. Hogy mi ennek a lényege? Az, hogy ellenőrizhető lépésekben fejlesztjük a folyamatainkat, így, ha nem sikerült elérni a kívánt eredményt akkor könnyebben tudunk reagálni vagy akár visszafordítani a változtatást és újra tervezni azt.

Fontos megjegyezni, hogy nem elég csak egy ponton fejlesztenünk! Ha valahol belenyúlunk a rendszerbe akkor újra át kell néznünk az egészet! Például, ha valahol gyorsítottunk a folyamaton akkor újra át kell tekintenünk az egész rendszert, hogy hol kell még beavatkozunk! Hiszen elképzelhető, hogy olyan rövid lett az adott ponton a ciklus idő, hogy a korábbi fázisokban egyszerűen nem fogják tudni tartani vele a lépést.

Mi a húzó gyártás?

Hagyományos módon egy termék (vagy szolgáltatás) a gyártás legelejéről indul majd pedig a kész terméket raktározzuk és eladjuk a vevőnek. Ez nevezzük toló gyártásnak, amikor nem vesszük figyelembe a vevő (vagy a következő folyamat) igényeit, a cégek nagyrésze most is így gyárt ezáltal pedig túltermel.

A húzó gyártásnál csak akkor hajtunk végre egy folyamatot, ha a következőkben annak a félkész vagy kész termékére valóban szükség lesz. Ezzel együtt jár az is, hogy például a meglévő gyártási kapacitás erősen átalakításra fog szorulni amennyiben tömeg termelésre vagyunk berendezkedve. Ebből adódik a kérdés, hogy mi legyen a szabad kapacitással?

Mit csináljak a szabad kapacitással?

Leépítés? Munkaidő csökkentés? Mindig van más megoldás! Gondoljátok végig (Nem csak te! Vond be a dolgozókat is!), hogy milyen ötleteitek vannak a meglévő kapacitások kihasználásra! Ne az legyen az első, hogy a nagy bértömeg miatt leépítésbe kezdj! Mi lesz a felgyülemlett know-how-al? Hogy fog újra indulni a cég? Az járjon a szemed előtt, hogy fogod a munkaerőt pótolni!

Szervezz át! Mely külső beszállítótok dolgozik pl.: hosszú határidővel. Legyen szó fizikai alkatrészről vagy akár szolgáltatásról! Írjátok össze, hogy mik azok a termékek (szolgáltatástok) aminek a létrehozására úgy használtok fel külsős kapacitást, hogy azoknak az előállítását a meglévő erőforrásokat és a munkaerőt felhasználva ti magatok is elő tudjátok állítani!

Pozícionálj újra! Kirúgták alólatok a talajt? Nézz szét hányan váltottak akár profilt az elmúlt időszakban azért, hogy megtartsák az alkalmazottakat és életben tartsák a cégüket!

Ha felmerült bármilyen kérdés, vagy úgy érzed segítségre van szükséged, keress meg bártan!

 

Juhász Ákos
Lean coach
Lean Control